Algemene Voorwaarden Opstellen: Checklist voor Ondernemers

Algemene voorwaarden zijn de kleine lettertjes die grote gevolgen kunnen hebben. Goed opgestelde voorwaarden beschermen je onderneming tegen risico's en scheppen duidelijkheid naar klanten. Maar waar moet je op letten? In dit artikel geven we je een complete checklist.

Waarom algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden vervullen meerdere functies:

• Aansprakelijkheidsbeperking: Je kunt je aansprakelijkheid voor bepaalde schade beperken of uitsluiten
• Duidelijke afspraken: Voorwaarden scheppen helderheid over leveringstermijnen, betalingen en garanties
• Uniformiteit: Je hoeft niet bij elke overeenkomst opnieuw over dezelfde punten te onderhandelen
• Geschilbeslechting: Je bepaalt welk recht van toepassing is en hoe geschillen worden opgelost
• Professionaliteit: Goede voorwaarden stralen professionaliteit uit

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden gelden niet automatisch. Er moet aan twee vereisten worden voldaan:

1. Verwijzing naar de voorwaarden

Je moet bij het sluiten van de overeenkomst naar de algemene voorwaarden verwijzen. Dit doe je bijvoorbeeld door op je offerte of website te vermelden: "Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing."

2. Ter hand stellen

De wederpartij moet de mogelijkheid hebben gehad om voor of bij het sluiten van de overeenkomst kennis te nemen van de voorwaarden. Dit kan door:

• De voorwaarden fysiek mee te sturen
• Bij een webshop: toegankelijk via een link voor de bestelling
• Ter inzage leggen op kantoor (alleen als overhandigen niet mogelijk is)
• Deponeren bij de KvK of rechtbank (als alternatief)

Bij elektronische contracten is het voldoende als de voorwaarden kunnen worden opgeslagen en later nog toegankelijk zijn.

De checklist: wat moet erin staan?

Hieronder de belangrijkste onderdelen van goede algemene voorwaarden:

1. Definities

Begin met definities van belangrijke begrippen: wie is de "opdrachtnemer", wat is de "opdracht", wat valt onder "diensten"? Dit voorkomt discussie later.

2. Toepasselijkheid

Bepaal wanneer de voorwaarden van toepassing zijn en sluit eventuele voorwaarden van de wederpartij uit (de "battle of forms").

3. Aanbiedingen en overeenkomsten

Regel hoe lang offertes geldig zijn, wanneer een overeenkomst tot stand komt en of je prijzen kunt wijzigen.

4. Uitvoering van de overeenkomst

Beschrijf hoe je de overeenkomst uitvoert, welke termijnen gelden en welke medewerking je van de opdrachtgever verwacht. Vermeld ook dat termijnen indicatief zijn (inspanningsverbintenis vs. resultaatverbintenis).

5. Betalingsvoorwaarden

Essentieel onderdeel. Neem op:

• Betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen)
• Consequenties van te late betaling (rente, incassokosten)
• Eventuele vooruitbetaling of aanbetaling
• Recht op opschorting bij wanbetaling

6. Aansprakelijkheidsbeperking

Dit is een van de belangrijkste clausules. Je kunt:

• Aansprakelijkheid beperken tot directe schade
• Een maximum stellen aan de schadevergoeding
• Bepaalde soorten schade uitsluiten (gevolgschade, gederfde winst)

Let op: excessieve beperkingen kunnen als onredelijk bezwarend worden aangemerkt, zeker richting consumenten.

7. Overmacht

Definieer wat overmacht is (force majeure) en wat de gevolgen zijn. Bij overmacht kun je je verplichtingen opschorten of de overeenkomst beeindigen zonder schadevergoeding.

8. Intellectueel eigendom

Wie houdt de rechten op het geleverde werk? Standaard blijven intellectuele eigendomsrechten bij de maker. Als je wilt dat rechten overgaan naar de klant, moet dit expliciet worden geregeld. Lees meer over intellectueel eigendom beschermen.

9. Geheimhouding

Een geheimhoudingsbepaling verplicht partijen om vertrouwelijke informatie niet te delen met derden.

10. Klachten en garantie

Regel binnen welke termijn klachten moeten worden gemeld en wat de gevolgen zijn. Bij B2B kun je de klachttermijn beperken; bij consumenten gelden wettelijke garantietermijnen.

11. Toepasselijk recht en geschillen

Bepaal welk recht van toepassing is (Nederlands recht) en waar geschillen worden beslecht. Je kunt kiezen voor de gewone rechter, maar ook voor arbitrage.

B2B vs. B2C: belangrijke verschillen

Consumenten worden extra beschermd door de wet. Bepalingen die in B2B-relaties prima zijn, kunnen in B2C-relaties onredelijk bezwarend zijn en dus niet gelden. De "zwarte lijst" (altijd onredelijk) en "grijze lijst" (vermoedelijk onredelijk) in het Burgerlijk Wetboek zijn hierbij leidend.

Voorbeelden van bepalingen die bij consumenten problematisch zijn:

• Volledige uitsluiting van aansprakelijkheid
• Te korte klachttermijnen
• Stilzwijgende verlenging van abonnementen zonder opzegmogelijkheid
• Forumkeuze buiten de woonplaats van de consument

Veelgemaakte fouten

In onze contractenrechtpraktijk zien we regelmatig deze fouten:

1. Kopieren van internet

Algemene voorwaarden van een andere website kopieren is riskant. De voorwaarden passen mogelijk niet bij jouw bedrijf of zijn verouderd. Bovendien pleeg je mogelijk auteursrechtinbreuk.

2. Niet ter hand stellen

Als je de voorwaarden niet tijdig ter hand hebt gesteld, zijn ze vernietigbaar. Veel ondernemers vergeten dit.

3. Nooit updaten

Voorwaarden uit 2010 houden geen rekening met AVG, nieuwe consumentenrechten of veranderde bedrijfsactiviteiten. Update je voorwaarden regelmatig.

4. Te agressief

Voorwaarden die elk risico bij de klant leggen, werken averechts. Ze kunnen als onredelijk bezwarend worden vernietigd, en klanten haken af.

5. Battle of forms negeren

Als beide partijen eigen voorwaarden hebben, ontstaat een "battle of forms". De wet bepaalt dan welke voorwaarden gelden. Wees hierop voorbereid.

Kosten van algemene voorwaarden

De kosten voor het opstellen van algemene voorwaarden varieren:

• Eenvoudige B2B-voorwaarden: 500 - 1.500 euro
• Uitgebreide B2B-voorwaarden: 1.500 - 3.000 euro
• B2C-voorwaarden (webshop): 1.000 - 2.500 euro
• Combinatie B2B en B2C: 2.000 - 4.000 euro

Deze investering verdient zich vaak snel terug bij het eerste geschil dat je ermee voorkomt of wint.

Tips voor implementatie

1. Verwijs consequent - Zet de verwijzing op al je documenten: offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, website
2. Maak ze toegankelijk - Publiceer de voorwaarden prominent op je website
3. Vraag om bevestiging - Laat klanten bij een webshop actief akkoord gaan (checkbox)
4. Train je personeel - Zorg dat iedereen weet hoe de voorwaarden moeten worden gehanteerd
5. Bewaar bewijs - Houd bewijs dat je de voorwaarden hebt verstrekt

Conclusie

Goede algemene voorwaarden zijn onmisbaar voor elke ondernemer. Ze beschermen je tegen risico's en scheppen duidelijkheid naar klanten. Investeer in op maat gemaakte voorwaarden en zorg dat je ze correct hanteert.

Wil je algemene voorwaarden laten opstellen of je huidige voorwaarden laten beoordelen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.